По мере роста компании информация распределяется между чатами, таблицами, почтой и личными папками сотрудников. В какой-то момент поиск документов и согласования начинают занимать больше времени, чем сама работа.
Основные признаки
- сотрудники регулярно спрашивают, где находится актуальная версия документа;
- заявки передаются вручную и теряются между отделами;
- новому специалисту сложно разобраться в процессах;
- руководителю не хватает общей картины по задачам;
- доступы к информации невозможно гибко разграничить.
Что объединяет корпоративный портал
В единой системе можно собрать сотрудников, документы, регламенты, заявки, задачи и внутренние новости. Портал не обязательно должен быть сложным: начинать лучше с двух или трёх процессов, которые создают больше всего ручной работы.
Проектирование важнее количества функций
Копирование привычных процессов без анализа редко даёт результат. Сначала необходимо определить роли, маршруты согласования, обязательные данные и точки контроля.
Как внедрять поэтапно
- описать текущий процесс;
- выбрать измеримую проблему;
- собрать минимальную рабочую версию;
- провести тестирование с небольшой группой;
- доработать систему и подключить остальных сотрудников.
Хороший портал уменьшает число вопросов и переключений, а не добавляет ещё один обязательный сервис.
После первого успешного сценария систему можно развивать: подключать интеграции, отчёты и новые бизнес-процессы.